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回复函件的格式和注意事项如下：
正式回复："尊敬的[发件人姓名]，感谢您发送的信函。我已经仔细阅读，并会在[具体时间]前回复。如有任何紧急事项，请随时联系我。再次感谢您的关注与支持。"
非正式回复（比如在工作群聊中）："@[发件人姓名]，信函已阅，谢谢![如果有关键事项需要立即处理，可以在这里说明]"
阐明事态：在回复一份律师函或正式函件时，必须让对方清楚真实的事态，不夸大也不缩小。
提出主张：律师函要不露声色的告知对方你的主张。
告知后果：在回复中，可以简要说明如果不按照要求行事可能带来的后果。
针对性问题：针对对方来函的具体内容进行答复，确保答复事项有针对性。
一般用礼貌性的语言向对方作出答复，如给予支持、帮助或合作，或提出希望和要求等。
结束语一般为“此复”、“特此复函”等惯用语。
落款：由发文机关和成文日期组成，并加盖公章以增加公信力。
受文单位：写明接收文书的单位或个人名称。
开头用语：针对对方来函的开头问候进行回应。
答复意见：这是回复函的主体部分，针对对方来函的具体内容进行答复。
结尾：写明回复单位的名称、日期并加盖公章。
示例回复
正式回复示例：
尊敬的张先生/女士，
感谢您于2024年1月25日发送的关于产品质量问题的信函。我们已经对您所反映的问题进行了详细调查，现将调查结果及我们的处理措施回复如下：
处理措施
我们已经对生产该批次产品的相关责任人进行了严肃的批评和教育，并要求他们严格遵守公司的质量控制标准，确保类似问题不再发生。
我们已经对质量管理体系进行了全面审查，并计划引入更严格的质量检测流程，以提升产品质量。
我们将建立健全的客户投诉处理机制，确保客户的反馈能够及时得到响应和处理。
我们愿意与您进一步沟通，探讨如何改进我们的产品和服务，以更好地满足您的期望。
再次感谢您的反馈和支持。此复，
[公司名称]
[日期]
[公章]
通过以上步骤和示例，您可以撰写出专业且得体的回复函件。
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